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É a aplicação de técnicas e métodos específicos à organização, conservação e restauração de arquivos
O arquivista identifica, organiza, avalia e preserva documentos dos mais diversos tipos, estejam eles em papel, foto, filme, microfilme, disquete, CD-ROM ou, ainda, em bancos de dados on-line. É o responsável por tornar disponíveis as informações que são geradas e acumuladas em empresas, órgãos do governo, escolas, associações, instituições de saúde e ONGs. Deve ter sólida formação cultural para avaliar a importância dos documentos que manipula e preparo para trabalhar com produção documental de várias épocas históricas. É fundamental que ele tenha, também, flexibilidade para atuar em equipe, juntamente com gerentes, administradores, pesquisadores e profissionais de informática, entre outros.
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa ( records management ), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento; uma maneira tradicional , que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma maneira nova, integrada e englobante , que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos, destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo , o ciclo de vida dos documentos , os conceitos de valor primário e valor secundário , o princípio do respect des fonds , as funções de classificação documental e avaliação documental e a definição de instrumento de gestão arquivística .
ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES.1. Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .
2. Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase .
3. Arquivo de terceira idade, permanente ou de custódia: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva. Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS.Valor administrativo : ou primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.
Valor histórico : ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais serem eliminados